Zakres usług świadczonych przez notariusza – najczęstsze czynności notarialne

Najczęstsze czynności notarialne obejmują sporządzanie aktów notarialnych (w tym umów sprzedaży nieruchomości i darowizn), poświadczenia dziedziczenia i testamentów, ustanawianie hipotek, sporządzanie intercyz małżeńskich, protokołów, poświadczeń, pełnomocnictw oraz przyjmowanie oświadczeń. Poniżej wyjaśniamy, co wchodzi w zakres usług świadczonych przez notariusza, jakie dokumenty zwykle są potrzebne i jakie skutki prawne wywołują poszczególne czynności. Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Przeczytaj również: Księga przychodów i rozchodów - klucz do sukcesu Twojej firmy

Akty notarialne – kiedy forma aktu jest obowiązkowa

Akty notarialne to urzędowe dokumenty, którym ustawa przyznaje szczególną formę i moc dowodową. Forma aktu jest wymagana m.in. przy przeniesieniu własności nieruchomości, ustanowieniu odrębnej własności lokalu, umowach majątkowych małżeńskich, niektórych uchwałach spółek czy zbyciu udziałów w spółkach, gdy wymaga tego przepis lub umowa. Notariusz weryfikuje tożsamość stron, podstawy nabycia praw i treść oświadczeń woli, a następnie odczytuje akt i podpisuje go wraz ze stronami.

Przeczytaj również: Wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego wzór – krok po kroku do skutecznej egzekucji

Przykład praktyczny: przy sprzedaży mieszkania akt zawiera oznaczenie nieruchomości (z księgi wieczystej), cenę, sposób zapłaty, oświadczenia stron o prawach i obciążeniach oraz wnioski wieczystoksięgowe. Notariusz składa elektronicznie wniosek o wpis do księgi wieczystej, co ogranicza ryzyko rozbieżności między stanem prawnym a treścią umowy.

Przeczytaj również: Jak elzab jota online instrukcja może usprawnić proces sprzedaży w Twoim sklepie?

Umowy sprzedaży nieruchomości i darowizny – bezpieczeństwo przeniesienia własności

Umowy sprzedaży nieruchomości oraz umowy darowizny wymagają aktu notarialnego. Notariusz sprawdza zgodność danych z księgą wieczystą, identyfikuje ewentualne hipoteki, służebności lub ostrzeżenia, a w treści aktu zamieszcza odpowiednie oświadczenia stron. W razie potrzeby przygotowuje oświadczenia banków o zgodzie na zwolnienie hipoteki lub zastrzeżenia co do kolejności wpisów.

W praktyce strony dostarczają: odpis księgi wieczystej, podstawę nabycia (np. wcześniejszy akt), zaświadczenia z gminy (np. o braku zaległości w opłatach planistycznych, gdy wymagane), numer księgi oraz dane stron. Przy darowiźnie często potrzebne są dodatkowe oświadczenia o przyjęciu darowizny oraz – jeśli dotyczy – zgody małżonka.

Spadki i testamenty – poświadczenie dziedziczenia oraz rozrządzenia na wypadek śmierci

Poświadczenia dziedziczenia sporządzane przez notariusza stanowią urzędowe potwierdzenie kręgu spadkobierców i udziałów w spadku. Wymagają obecności wszystkich znanych spadkobierców ustawowych i testamentowych oraz przedstawienia dokumentów stanu cywilnego, a także oryginału testamentu, jeżeli istnieje. Akt poświadczenia dziedziczenia, po zarejestrowaniu w Rejestrze Spadkowym, wywołuje skutki zbliżone do postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Testamenty w formie aktu notarialnego minimalizują ryzyko nieważności i ułatwiają ustalenie woli spadkodawcy. Notariusz dba o jasność rozrządzeń, może także sporządzić protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu oraz wprowadza dane do właściwego rejestru, jeśli ma to zastosowanie. W wielu sytuacjach możliwe jest też odwołanie lub zmiana testamentu – również w formie aktu.

Hipoteki – ustanowienie zabezpieczenia na nieruchomości

Hipoteki służą zabezpieczeniu wierzytelności, najczęściej kredytów mieszkaniowych. Notariusz sporządza oświadczenie o ustanowieniu hipoteki oraz składa wniosek o wpis do księgi wieczystej. dokument określa m.in. rodzaj hipoteki, kwotę zabezpieczenia, oznaczenie wierzyciela i nieruchomości. Prawidłowy wpis w dziale IV księgi wieczystej jest warunkiem pełnej skuteczności zabezpieczenia względem osób trzecich.

W praktyce bank przekazuje projekt warunków zabezpieczenia. Strony dostarczają dane nieruchomości, numer księgi, umowę kredytu lub zaświadczenie o warunkach finansowania oraz zgody wymagane przepisami lub umowami.

Umowy majątkowe małżeńskie (intercyzy) – kształtowanie ustroju majątkowego

Intercyzy małżeńskie to umowy zawierane przed ślubem lub w trakcie małżeństwa, które modyfikują ustawową wspólność majątkową. Akt notarialny może wprowadzać rozdzielność majątkową, rozszerzać lub ograniczać wspólność albo wprowadzać rozdzielność z wyrównaniem dorobków. Notariusz wyjaśnia skutki prawne ustroju, a treść umowy powinna odpowiadać sytuacji majątkowej i celom stron.

Przykładowo przedsiębiorcy decydują się na rozdzielność dla rozdzielenia ryzyk związanych z działalnością gospodarczą, a małżonkowie planujący duże inwestycje – na rozwiązania umożliwiające elastyczne zarządzanie majątkiem.

Pełnomocnictwa i oświadczenia – działanie w imieniu oraz formalne deklaracje

Pełnomocnictwo notarialne umożliwia dokonanie czynności prawnej przez pełnomocnika, w tym sprzedaż nieruchomości, odbiór dokumentów czy reprezentację przed organami. Zakres umocowania powinien być precyzyjny, a w wypadkach zastrzeżonych ustawą wymagana jest forma aktu notarialnego.

Oświadczenia w formie notarialnej obejmują m.in. poddanie się egzekucji w trybie art. 777 k.p.c. (gdy przepis przewiduje taką możliwość), oświadczenia o poddaniu się rygorom umownym, oświadczenia małżonków o zgodzie na czynność oraz różne deklaracje wymagane przez prawo lub umowy. Notariusz dba o poprawną treść i formę, a dokument zyskuje rangę dokumentu urzędowego.

Poświadczenia i protokoły – autentyczność, data i przebieg zdarzeń

Poświadczenia polegają na urzędowym potwierdzeniu zgodności odpisu, daty okazania, podpisu lub pozostawania osoby przy życiu. Tego typu czynności przydają się w obrocie krajowym i międzynarodowym, zwłaszcza przy składaniu dokumentów w urzędach, bankach i spółkach.

Protokoły dokumentują przebieg czynności lub zdarzeń: zgromadzeń wspólników, licytacji, wydania rzeczy, otwarcia i ogłoszenia testamentu czy złożenia oświadczeń. Protokół stanowi dowód na okoliczności opisane przez notariusza i bywa wymagany przez przepisy lub umowy.

Czynności korporacyjne i rejestrowe – spółki, udziały, uchwały

Zakres usług notariusza obejmuje także sprawy korporacyjne: sporządzanie umów spółek (np. spółki z o.o. lub komandytowej, gdy wymagany jest akt), protokołowanie zgromadzeń, zmiany umów, podwyższenia kapitału, zbycia udziałów lub akcji, jeżeli wymaga tego przepis albo statut. Notariusz czuwa nad zgodnością treści z Kodeksem spółek handlowych oraz statutem/umową spółki.

W wielu przypadkach możliwe jest równoczesne przygotowanie wniosków do rejestrów (np. KRS) lub ksiąg wieczystych, co porządkuje dokumentację i ułatwia utrzymanie spójności danych.

Wymogi formalne, dokumenty i koszty urzędowe – co przygotować przed wizytą

Przed czynnością notarialną warto ustalić listę dokumentów. Najczęściej potrzebne: dokument tożsamości stron, dane nieruchomości (księga wieczysta, numer lokalu, udział w gruncie), podstawa nabycia, dokumenty stanu cywilnego, zaświadczenia wymagane przepisami (np. o przeznaczeniu gruntu, gdy wymagane), projekty umów lub warunków finansowania. W sprawach spadkowych – odpisy aktów stanu cywilnego, ewentualne testamenty, dane spadkobierców.

Wysokość taksy notarialnej, opłat sądowych i podatków (np. PCC, podatek od spadków i darowizn) wynika z przepisów. Notariusz pobiera należne opłaty i przekazuje je do właściwych instytucji jako płatnik lub inkasent, jeżeli przewiduje to ustawa.

Bezpieczeństwo obrotu i rola notariusza jako osoby zaufania publicznego

Notariusz działa jako osoba zaufania publicznego. Jego zadaniem jest zapewnienie pewności co do tożsamości stron, treści oświadczeń oraz zgodności czynności z prawem. Dzięki temu ogranicza się ryzyko sporów i nieważności umów. Notariusz zachowuje bezstronność, dba o należyte wyjaśnienie skutków prawnych i prowadzi archiwizację dokumentów zgodnie z przepisami.

W sprawach wymagających interpretacji prawa lub porównania opcji działania notariusz może udzielić informacji o przepisach i formie czynności w zakresie przewidzianym ustawą, co pomaga stronom świadomie podjąć decyzję.

Gdzie znaleźć notariusza i jak zaplanować czynność

Wybór kancelarii warto oprzeć na zakresie potrzebnej czynności i dostępności dokumentów. Dobrą praktyką jest wcześniejsze przesłanie skanów dokumentów do weryfikacji formalnej oraz ustalenie, czy wymagane są dodatkowe zgody lub zaświadczenia. Informacje kontaktowe i zakres czynności znajdziesz na stronach poszczególnych kancelarii, np. notariusz w Gdańsku. Link ma charakter informacyjny.

Najczęściej spotykane czynności – krótkie podsumowanie praktyczne

• Sprzedaż mieszkania/domku/działki – akt notarialny, wnioski do księgi wieczystej, rozliczenie podatków i opłat zgodnie z przepisami.
• Darowizna – akt darowizny, oświadczenia stron, weryfikacja obciążeń, obowiązki podatkowe w zależności od grupy podatkowej.
• Poświadczenie dziedziczenia – ustalenie kręgu spadkobierców, rejestracja w Rejestrze Spadkowym, dokumenty stanu cywilnego.
• Testament notarialny – jasne rozrządzenie majątkiem, możliwość odwołania lub zmiany.
• Hipoteka – ustanowienie zabezpieczenia, wniosek o wpis do księgi wieczystej.
• Intercyza – ustrój majątkowy małżonków dostosowany do potrzeb stron.
• Pełnomocnictwo – precyzyjny zakres umocowania do wskazanych czynności.
• Poświadczenia i protokoły – potwierdzenie podpisu, zgodności odpisu, przebiegu zgromadzeń i zdarzeń.

Jak przygotować się do wizyty – praktyczna checklista

• Określ czynność i jej zakres (np. sprzedaż, darowizna, intercyza, spadek).
• Zbierz dokumenty źródłowe (tożsamość, księga wieczysta, podstawa nabycia, akty stanu cywilnego).
• Ustal szczegóły płatności, zabezpieczeń i warunków dodatkowych (np. hipoteka, termin wydania).
• Sprawdź, czy wymagane są dodatkowe zgody, zaświadczenia lub oświadczenia małżonka.
• Prześlij skany dokumentów do wstępnej weryfikacji i ustal termin czynności.